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Ärger im Einzelhandel und Unmut bei der Bevölkerung erzeugt seit diesem Jahr die Belegausgabepflicht. Zu häufigen Fragen hat das Bundes­finanzministerium nun auf seiner Internetseite Stellung genommen.

Warum überhaupt die Belegausgabepflicht? Das Finanzamt will im Fall einer Kassennachschau (eine Art unangekündigter Minibetriebsprüfung) schneller die Bons abgleichen können mit Aufzeichnungen der Kasse, um so Manipulationen auf die Spur zu kommen.

Muss man sich eine Registrierkasse zulegen, wenn man keine hat? Nein, der Gesetzgeber hat sich gegen eine Registrierkassenpflicht ausgesprochen, eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem genügt.

Kann man sich befreien lassen von der Belegausgabepflicht?
Nur, falls „nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte besteht“. Das muss das Finanzamt vor Ort prüfen. Rechnen Sie mit einer Ablehnung.

Welche Angaben müssen auf dem Beleg vorhanden sein? Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers, Datum der Belegausstellung, Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der -beendigung, die gelieferten Gegenstände, das Entgelt, der Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuer­satz.

Müssen Papierbelege ausgestellt werden? Nein, die Belege können auch per E-Mail oder Handy ausgegeben werden. (Anmerkung: dem Kunden zu sagen: „Fotografieren Sie eben mit Ihrem Handy das Display der Kasse“, reicht nicht aus. Das wäre kein „ausgegebener Beleg“.)
Technisch ist allerdings wohl kaum ein Einzelhändler auf eine zügige Erfassung der E-Mail-Adresse eingestellt. (Anmerkung wegen des Datenschutzes: Wenn Sie die E-Mail-Adresse sofort nach dem Versand wieder löschen und nur zu diesem Zweck verwenden, muss der Kunde dieser Verwendung seiner Daten nicht explizit zustimmen.)

Was passiert, wenn man keinen Beleg ausgibt? Es ist kein Bußgeld vorgesehen. Das Finanzamt könnte die Nichtausgabe aber als Indiz dafür werten, dass Sie den Aufzeichnungspflichten nicht entsprechen. Szenario: Ein Finanzbeamter ist inkognito in der Bäckerei und sieht, dass keine Belege ausgegeben werden. Er ordnet auf der Stelle eine Kassennachschau an, stellt aber fest, dass alle Umsätze korrekt verbucht wurden. Dann kann er nichts machen.

Und wenn der Kunde gar keinen Beleg will? Hierzu sagt das BMF: „Der Beleg muss in jedem Fall auf Papier oder elektronisch (z. B. PDF) erstellt und dem Kunden angeboten werden. Möchte der Kunde den Beleg nicht mitnehmen, kann dieser vernichtet werden.“. Tipp eines Steuerberaters für technisch Versierte: Fragen Sie: „Wollen Sie einen Beleg?“. Wenn der Kunde dann „nein” sagt, erstellen Sie ein PDF. Am Abend löschen Sie alle PDFs. So haben Sie Papier vermieden und dennoch finanzamtskonform gehandelt.

Und: Inzwischen gibt es erste Kassenhersteller, deren Terminals auf dem Display einen QR-Code anzeigen. Damit kann sich der Kunde den Bon auf sein Handy holen. Der Einzelhändler beziehungsweise Bäcker spart damit Papier und Geld.

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