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Falls Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Registrierkassen einsetzen, müssen Sie ab 2020 jedem Kunden einen Beleg (= Kassenzettel) mitgeben – oder zumindest ausdrucken und anbieten.

Der Beleg hat folgende Angaben zu enthalten (§ 146 a Abs. 2 AO, BMF,  17.06.19):

  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift Ihrer Firma,
  • das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung,
  • Transaktionsnummer,
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Mehrwertsteuer-Betrag,
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls,
  • die protokollierte Seriennummer,
  • den Betrag je Zahlungsart (ec/bar/Kreditkarte),
  • den Signaturzähler.

Beleg per Mail zusenden: Wenn der Kunde einverstanden ist, können Sie ihm den Beleg auch elektronisch bereitstellen, zum Beispiel als JPG, PNG oder PDF-Datei per E-Mail. Alleine das Sichtbarmachen des Belegs auf dem Bildschirm reicht nicht aus.

Keine Pflicht zur Annahme des Belegs:
Der Kunde ist – anders als z. B. in Italien – nicht zur Annahme des Belegs verpflichtet. Laut BMF-Schreiben sollen Sie aber den Beleg auf jeden Fall ausdrucken. Wenn der Kunde ihn nicht haben will, können Sie den Beleg vernichten. Sie müssen solche Belege dann nicht aufheben.

Praxistipp: Wir würden zum Papiersparen natürlich fragen: „Brauchen Sie einen Beleg?“. Dass das Finanzamt von Ihnen ernsthaft verlangen will, einen vom Kunden ausdrücklich abgelehnten Beleg trotzdem erst einmal auszudrucken, um ihn anschließend sofort wegzuwerfen, können wir uns nicht vorstellen.

Befreiungsmöglichkeit: Wer Sachen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft (z. B. an einem Kiosk), kann beim Finanzamt die Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Das muss jeder einzelne extra beantragen.

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