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Angenommen, Sie laden am Freitag einen Kunden zum Essen ein und verauslagen die Gasthausrechnung in Höhe von 60 Euro aus Ihrem privaten Geldbeutel. Am Dienstag der folgenden Woche nehmen Sie sich das Geld aus der Firmenkasse und legen den Beleg hinein.

Frage: Mit welchem Datum muss diese Ausgabe ins Kassenbuch eingetragen werden? Freitag oder Dienstag?

Antwort: Natürlich mit dem Datum des Tages, an dem man das Geld aus der Kasse genommen hat, also erst mit Datum vom Dienstag. Denn der Kassenbestand muss immer stimmen. Würde man alles an dem Tag eintragen, der auf dem Beleg steht, bestünde die Gefahr negativer Kassenbestände.

Beispiel: Am Freitag war der Kassenbestand NULL, am Montag heben Sie 100 Euro von der Bank ab und legen diese in die Kasse. Am Dienstag nehmen Sie die 60 Euro heraus. Würden Sie diese 60 Euro bereits am Freitag eintragen, hätten Sie Freitagabend einen negativen Kassenbestand von 60 Euro. Und so etwas darf nicht sein.

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