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Viele Unternehmen schreiben Anzahlungsrechnungen falsch, verbuchen sie falsch und führen oft Zigtausende Euro Umsatzsteuer Monate zu früh an das Finanzamt ab.

Woran liegt das? Fordern Sie eine Anzahlung von einem Kunden an, müssen Sie die Umsatz­­steuer erst abführen, wenn das Geld da ist. Viele Buchhaltungsprogramme oder auch manche Buchhalter machen das aber falsch. Es wird nicht unterschieden zwischen Anzahlungsrechnungen und normalen Rechnungen und so wird die Umsatzsteuer schon abgeführt, sobald die Anzahlungsrechnung herausgeschickt wurde. Das ist aber falsch.

Beispiel normaler Umsatz: Eine normale Rechnung wird im Mai verschickt und der Kunde zahlt im Juli. Bei Soll-Besteuerung (Normalfall) muss die Umsatzsteuer schon im Mai abgeführt werden – obwohl das Geld erst im Juli kommt.

Beispiel Anzahlungsrechnung: Eine Anzahlungsrechnung wird im Mai rausgeschickt, der Kunde bezahlt sie erst im Juli. Die Umsatz­­steuer muss hier erst im Juli an das Finanzamt abgeführt werden.

Wie erreicht man dieses Ziel? Entweder, man bucht die verschickte Anzahlungsrechnung überhaupt nicht, sondern erst, wenn das Geld da ist. Oder man bucht sie schon, falls man angeforderte Anzahlungen im Mahnwesen erfassen will. Allerdings muss dann sichergestellt werden, dass die Buchhaltungssoftware die Mehrwertsteuer zunächst auf „Umsatzsteuer noch nicht fällig“ bucht und erst, wenn das Geld da ist, automatisch umbucht auf abzuführende Umsatzsteuer.

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