Belege, die Sie elektronisch versandt oder erhalten haben, müssen grundsätzlich in dem Format abgespeichert werden, in dem man sie verschickt oder bekommen hat (GoBD, Textziffer 130 ff.).
Selbst erzeugte elektronische Rechnungen: Diese sind im Ursprungsformat aufzubewahren (Rz. 133). Wenn Sie Rechnungen in Papierform verschicken, dürfen Sie diese auch in Papierform aufbewahren.
Die Word-Datei brauchen Sie dann nicht extra abzuspeichern. Eine Umwandlung abgesandter Rechnungen in ein anderes Format ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
Umwandlung in PDF-Dateien erlaubt: Es ist erlaubt, E-Mails in PDF-Dateien umzuwandeln, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden (Rz. 131). „Erfolgt eine Anreicherung durch OCR, sind die dadurch gewonnenen Informationen ebenfalls aufzubewahren.“
Umwandlung von PDF- in Bilddateien: Wenn Sie so genannte PDF/A-Dateien in ein Bildformat (zum Beispiel TIFF, JPEG) umwandeln, gehen die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten verloren. Das akzeptiert das Finanzamt nicht. Ebenfalls dürfen Sie nicht Kassen- oder Journaldaten aus der Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung in PDF umwandeln und die Originaldaten löschen, weil die PDF-Dateien nicht mehr maschinell auswertbar sind (Rz. 129).
Verschlüsselung: Sie dürfen ihre Daten verschlüsseln, müssen dann aber sicherstellen, dass die Dateien in Ihrem System in entschlüsselter Form zu Verfügung stehen. Falls Sie mit Signaturschlüsseln arbeiten, müssen Sie diese aufbewahren (Rz. 134). Bei Umwandlung von Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (Inhouseformat) müssen Sie beide Versionen archivieren und mit dem selben Index verwalten.
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