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„Arbeitsessen“ sind nicht generell steuerbefreit. Laden Sie also einen Mitarbeiter zum Essen ein, ist das steuerpflichtig. Und zwar mit dem vollen Wert der Mahlzeit. Doch es gibt Ausnahmen:

Mahlzeiten anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes: Spendieren Sie ein Essen, damit bestimmte Arbeiten nicht über Gebühr unterbrochen werden und schnell weitergehen (typischer Fall wären zum Beispiel Inventurarbeiten oder Ähnliches), so gilt das als steuerfreie Aufmerksamkeit, sofern der Wert der Mahlzeit incl. Getränken 60 Euro brutto nicht übersteigt. (R19.6. Abs. 2 Satz 2 Lohnsteuerrichtlinien)

Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten: Laden Sie den Mitarbeiter während einer Auswärtstätigkeit zum Essen ein, so werden übliche Mahlzeiten (Grenzwert auch hier 60 Euro) mit dem Sachbezugswert (2017: 3,17 Euro) bewertet. Das muss der Mitarbeiter entweder selber zahlen, oder Sie versteuern es mit 25 Prozent. Das bloße Bewirten eines Mitarbeiters außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte führt nicht automatisch zu einer Auswärtstätigkeit.

Praxisbeispiel: Man geht einfach „zum Italiener gegenüber“. Das ist noch keine „Auswärtstätigkeit“. Der Mitarbeiter muss sich also aus einem dienstlichen Grund außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhalten. Erst dann ist der Weg eröffnet zu einer Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit bzw. Dienstreise.

Sachbezugsfreigrenze: Wenn beide Fälle nicht vorliegen – also weder eine Bewirtung während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, noch eine Bewirtung während einer Dienstreise – ist das Essen generell steuerpflichtig, und zwar mit dem Wert laut Restaurantrechnung. Natürlich kann man die monatliche Freigrenze (44 Euro) auch für solche Bewirtungen nutzen, sofern man diesen Betrag nicht bereits für Benzingutscheine oder Ähnliches ausgeschöpft hat.

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