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Ein Steuerzahler hatte ein Diktiergerät im Auto liegen und diktierte damit täglich die Kilometerstände, Fahrtziele, Fahrtrouten und außergewöhnlichen Vorkommnisse (Stau/Straßensperrung).

Seine Sekretärin tippte das ein- bis zweimal die Woche ab und trug die Daten in Excel Tabellen ein. Diese Tabellen wurden dann gegen Jahresende gebunden.

Aktuelles Urteil:
Ein solches „Fahrtenbuch“ ist nicht anzuerkennen und damit wertlos. (FG Köln, 18.06.15, 10 K 33/15, EFG 15, 1598)

Das Gericht: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen dann, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert und offen gelegt werden. (BFH, 16.11.05, VI R 64/04, BStBl. II 06, 410, FG Baden-Württemberg, 14.10.14, 11 K 736/11, EFG 15, 458)

Fazit: Sie sollten entweder ein gebundenes Fahrtenbuch mit Kugelschreiber führen oder eine manipulationssichere Software verwenden. Excel-Tabellen oder Diktate reichen nicht.

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