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Für ganztägige Geschäftsreisen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer 24 Euro Verpflegungspauschale auszahlen. Diese wird um 9,60 Euro für Mittag- und für Abendessen gekürzt und um 4,80 Euro für das Frühstück. Gekürzt werden muss immer dann, wenn auf Veranlassung und auf Kosten des Arbeitgebers dem Mitarbeiter Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden.

Kürzung auch bei Brötchen und Obst: Die Pflicht zur Kürzung gilt aufgrund eines ergänzenden Anwendungsschreibens aus dem Bundesfinanzministerium nun auch für kostenlose Snacks und Mahlzeiten an Bord eines Flugzeugs. Es kommt nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer tatsächlich etwas isst oder ob das ein richtiges „Essen“ ist. (Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.14 vom 24. Oktober 2014)

Das BMF-Schreiben sagt dazu wörtlich Folgendes: „Auch ein Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.“ (BMF, s.o., Rz. 74)

Beispiel: Ein Arbeitnehmer aus München soll zu einem Seminar nach Berlin fliegen. Die Flugkarte und das Seminar werden vom Arbeitgeber bezahlt. Der Arbeitnehmer trifft um neun Uhr in der Vielflieger-Lounge des Flug­hafens ein. Dort isst er nur einen Apfel. Das Flugzeug hat Verspätung. Um zwölf Uhr hebt es ab und es wird sogleich an Bord ein Sandwich gereicht. Am Abend gibt es ein Abendessen während einer Seminar-Pause.

So wird gerechnet: Der Arbeitnehmer könnte eigentlich zwölf Euro bekommen für den Anreisetag, diese Pauschale wird aber auf null gekürzt. Der Apfel gilt als Frühstück, das Sandwich als Mittagessen und das Abendessen war eh im Seminar enthalten und wurde dadurch vom Arbeitgeber bezahlt. Eigentlich müsste um 24 Euro gekürzt werden (4,80 Euro + 9,60 Euro + 9,60 Euro), wenigstens kommt es „nur“ zu einer Kürzung auf null.

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