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Wenn Sie einem Mitarbeiter Auslagen ersetzen, ist das nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei. Wie uns ein Lohnsteuerprüfer berichtete, herrscht bei Arbeit­gebern aber oft Unklarheit, was unter diesen Begriff fällt, sodass es zu – vermeidbaren – Lohnsteuer-Nachzahlungen kommt.

Auslagenersatz im eigentlichen Sinne:
Er liegt nur dann vor, wenn zum einen Geld ausgegeben wird im alleinigen Verantwortungsbereich des Arbeitgebers, und zum anderen keinerlei eigenes Interesse des Arbeit­nehmers im Spiel ist.

Praxisbeispiel: „Eine Sachbearbeiterin arbeitet viel von zu Hause und bringt auf ihren Namen lautende Rechnungen über Druckertoner und Druckpapier ins Büro, um sich das ersetzen zu lassen. Steuerfreier Auslagenersatz: ja oder nein?“

Halb-saubere Praktikerlösung:
Wenn die Rechnungen nur Kleinbetragsrechnungen wären und keine Adressierung hätten, könnte man diese wohl einfach in die Buchhaltung „wursteln“.

Korrekte Lösung:
Um steuerfreien Auslagenersatz annehmen zu können, müsste es sich um Geld handeln, das die Dame entweder eindeutig für den Arbeitgeber verauslagt hat oder, das sie vom Chef bekommen hat, um es für den Betrieb auszugeben. Beides ist hier nicht der Fall, sodass KEIN steuerfreier Auslagenersatz vorliegt.
 

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