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Benzingutscheine waren bis 2010 aufgrund bürokratischer Hemmnisse in der Praxis kaum umsetzbar. Diese Hemmnisse wurden im Herbst 2010 durch drei BFH-Urteile weitestgehend beseitigt. Der „steuerfreie Sachbezug“ bis 44 Euro im Monat ist jetzt sehr leicht nutzbar, denn das oberste Steuergericht verlangt nur, dass der Mitarbeiter eben kein Geld bekommen darf, sondern nur eine Sache. Leider hat das Bundesfinanzministerium bisher kein präzisierendes Schreiben zu dem Thema herausgebracht und wird das wahrscheinlich auch nicht tun.

Sie sollten daher ein paar ungeschriebene Regeln einhalten. Insbesondere empfehlen wir, folgende Gestaltungen zu unterlassen:

VERMEIDEN – Mitarbeiter tankt für mehr als 44 Euro: Laut Urteil des BFH ist es zwar nicht ausdrücklich verboten, dass der Mitarbeiter für mehr als 44 Euro tankt, aber aufgrund des Gutscheins nur 44 Euro vom Arbeitgeber ersetzt bekommt. Wir würden diese Gestaltung dennoch vermeiden. Wenn der Tank für 44 Euro nicht voll wird, soll der Mitarbeiter lieber erst einmal für genau 44 Euro tanken, dann den Gutschein vorlegen und zahlen und in einem zweiten Tankvorgang auf eigene Kosten voll tanken. Überschreitet der Mitarbeiter den 44-Euro-Betrag geringfügig – er tankt z. B. für 46 Euro -, muss er den überschießenden Betrag – hier zwei Euro – dem Betrieb ersetzen.
(H 8.1 (1-4) Stichwort Warengutschein, LStR 2012)

VERMEIDEN – Freie Wahl des Geschäftes: Manche stellen „Gutscheine“ aus, die zum beliebigen Einkauf in einem Geschäft nach Wahl berechtigen. Auch hier könnte ein strenger Betriebsprüfer bezweifeln, ob so etwas noch als „Sachbezug“ gelten kann. Wir empfehlen, die Gutscheine auf zwei oder drei Geschäfte einzugrenzen, z. B. Tankstelle A, Supermarkt B oder Baumarkt C. Schreiben Sie auf den Gutschein: „Dieser Gutschein berechtigt Sie, ( ) bei der Tankstelle A Kraftstoff zu tanken, ( ) im Supermarkt B Lebensmittel einzukaufen oder ( ) im Baumarkt C Heimwerkerbedarf zu besorgen.“ Auch das wird einen strengen Betriebsprüfer zufriedenstellen.

VERMEIDEN – gar kein Gutschein in der Buchhaltung: Theoretisch ist es zwar nicht ausgeschlossen, den Mitarbeiter aufgrund mündlicher Anweisung zum Einkaufen zu schicken und ihm anschließend das Geld zu ersetzen, aber wir raten davon ab. Sie sollten bei den Lohnunterlagen schon einen Gutschein vorweisen können, der von Ihnen beiden unterschrieben ist.

Fazit: Die Urteile von 2010 lassen viel Freiheiten, man sollte aber den Bogen nicht überspannen und einen Betriebsprüfer nicht übermäßig provozieren. Das freiwillige Einhalten von nicht ausdrücklich vorgeschriebenen Formalitäten wird auch einen strengen Prüfer zufriedenstellen.

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