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Rechnungen als Pdf-Dokument per E-Mail berechtigen seit Juli 2011 auch zum Vorsteuerabzug. Das war vorher nur mit qualifizierter elektronischer Signatur zulässig. Der Gesetzeswortlaut verlangt, stets „die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ zu gewährleisten und ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ einzurichten, das einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft“. (§ 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG)

Befürchtung der Experten: Ein Betriebsprüfer könnte Mängel in diesem Kontrollverfahren feststellen und daraufhin den Vorsteuerabzug streichen.

Hierzu stellt ein nun vorliegender Entwurf eines BMF-Schreibens klar: Ausreichend ist auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit anderen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag usw.). Dieses Kontrollverfahren muss nicht dokumentiert werden. Auf gut Deutsch: Es wird wohl ausreichen, wenn Sie dem Prüfer sagen: „Klar, dass ich die Rechnung geprüft habe und sie in Ordnung war, sonst hätte ich sie ja nicht überwiesen.“ Diesem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll keine eigenständige Bedeutung zukommen – vor allem darf es wegen Mängeln nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Meine Einschätzung: Dieser Entwurf des BMF-Schreibens wird wohl kaum noch verschärft werden. Ärger bei einer Betriebsprüfung wegen Rechnungen per E-Mail sind also eher unwahrscheinlich – sofern die Rechnung unveränderlich ist (keine Excel- oder Word-Dateien!), die Originaldatei gespeichert wird und der Rechnungsinhalt in Ordnung ist. Ganz Vorsichtige werden nach wie vor auf Papierrechnungen bestehen, so lange das BMF-Schreiben noch nicht in der endgültigen Fassung vorliegt.

Ihr Steuerberater Maxdorf

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