Bewirtungskosten sind immer im Fokus des Betriebsprüfers. Folgende acht Tipps sollten Sie beherzigen, damit Ihre Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden:
1. Anlass der Bewirtung möglichst detailliert benennen: „Kontaktpflege“ oder „Geschäftsessen“ wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Gehen Sie ein wenig ins Detail. Wie wäre es mit: „Erläuterung neue Produktlinie 2012“ oder „Umsatzplanung II. und III. Quartal XY-GmbH“?
2. Bewirtete Personen inklusive Gastgeber angeben: Alle Personen müssen aufgelistet werden – auch Sie selber sind eine „bewirtete Person“, auch wenn Sie selbst die Rechnung bezahlt haben. Übrigens: Das Formular zum Nachweis von Bewirtungskosten, wie es oft auf Restaurantrechnungen auf der Rückseite steht, ist schon lange nicht mehr Pflicht. Eine gute Gedankenstütze ist es trotzdem.
3. Pflichtangaben zu Bewirtungsaufwendungen nicht auf die lange Bank schieben: Manchen ist das Ausfüllen der Angaben lästig, und so sammeln sie stapelweise unausgefüllte Bewirtungsbelege. Wer hat noch Lust zum Ausfüllen, wenn der Stapel irgendwann 50 oder mehr Restaurantrechnungen umfasst? Was du heute kannst besorgen: Am besten gleich noch im Restaurant schnell die paar Angaben (s. o.) hinkritzeln, und das Thema ist erledigt.
4. Ab 150,01 Euro formelle Rechnung verlangen: Unverständlich, weshalb das selbst feine Nobelrestaurants noch nicht verstanden haben: Beläuft sich die Rechnung auf mehr als 150 Euro brutto, muss sie an den Empfänger adressiert sein und auch sonst alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten wie: Rechnungsnummer, Steuernummer, Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag. Die maschinelle Erstellung der Rechnung und deren Registrierung sind sowieso Pflicht.
5. Keine „Proberechnung“ oder „Zwischenrechnung“ akzeptieren: Manche Gastwirte stellen die Registrierkasse so ein, dass sie am Abend alle Rechnungen spurlos stornieren können. Auf der Rechnung steht dann „Proberechnung“ oder „Zwischenrechnung“. Hier könnte der Finanzbeamte bezweifeln, ob die Rechnung tatsächlich maschinell registriert wurde, wie es vorgeschrieben ist.
6. Nicht zu Hause bewirten: Laden Sie Ihre Geschäftspartner zu sich nach Hause ein, können Sie nichts absetzen. Das geht nur im Betrieb oder Restaurant.
7. Auch im Ausland maschinelle Rechnung verlangen: Bewirten Sie im Ausland, muss auch dort eine maschinell erstellte Rechnung geliefert werden. Da kommen Sie nur drum herum, wenn es sich um ein offensichtlich unterentwickeltes Land handelt, wo man weiß, dass moderne Registrierkassen noch nicht eingeführt wurden.
8. Trinkgelder absetzen: Aufmerksame Kellner quittieren das Trinkgeld, weil sie wissen, dass es für Sie steuerfrei ist (§ 3 Nr. 51 EStG). Die allermeisten tun es nicht. In aller Regel akzeptiert das Finanzamt einen vom Unternehmer geschriebenen „Eigenbeleg“ bis zu etwa zehn Prozent der Bewirtungsrechnung.
Ihr Steuerberater Ludwigshafen
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