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Falls Ihre Arbeitnehmer eine Dienstreise ins Ausland antreten, können Sie je nach Land unterschiedliche Verpflegungspauschbeträge auszahlen. Hotelkosten kann man entweder nach Rechnung ersetzen. Oder aber, man zahlt  die Übernachtungspauschale aus (allerdings immer nur einheitlich für die gesamte Reise). Alle zwei Jahre gibt es eine neue Tabelle – so auch wieder 2012.Die meisten Pauschalen sind gleich geblieben.

Einige Änderungen: In Brasilien z. B. sind die Pauschalen fast um 50 Prozent angehoben worden, in Hongkong scheint offenbar Essen billiger und Übernachten teurer geworden zu sein. In Dänemark stieg die Verpflegungspauschale um fast 50 Prozent und in den Niederlanden die Übernachtungspauschale um 15 Prozent. (Änderungen ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

Beachten Sie – nach wie vor – folgende drei Besonderheiten:

1. Verdoppelung der Sätze: Die Verpflegungspauschale kann gegen 25 Prozent Pauschalsteuer verdoppelt werden, die Übernachtungspauschale nicht.

2. Keine Pauschalen für Selbstständige: Keine Übernachtungspauschalen kann man für den Unternehmer selbst (wohl aber für den GmbH-Geschäftsführer) ansetzen, sondern nur tatsächliche Übernachtungskosten.

3. Kürzung bei weniger als 24 Stunden Abwesenheit: Beispiel: ein Handelsvertreter reist von Köln geschäftlich nach Paris. Er fährt montags um 15 Uhr ab und kehrt am Freitag um zehn Uhr zurück. Für Montag und Freitag kann er nur die Pauschale, welche für Abwesenheit von acht bis 14 Stunden gilt, bekommen, nämlich 16 Euro. Für Dienstag bis Donnerstag kann er jeweils 48 Euro bekommen, macht in Summe 176 Euro.

Will ihm der Chef etwas Gutes tun (z. B., weil der Gesellschafter-Geschäftsführer selbst gereist ist), kann auch das Doppelte (352 Euro) ausgezahlt werden. Der Arbeitgeber muss dann 44 Euro Pauschalsteuer ans Finanzamt zahlen (25 Prozent von 176 Euro, plus Soli, ggf. plus Kirchensteuer).

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