Das Oberste Steuergericht hat Ende 2010 die Handhabung von (Benzin-)Gutscheinen stark erleichtert (BFH, 11.11.10, VI R 41/10, BStBl. II 11, 389). Nun hat aber nicht jeder Mitarbeiter ein Auto, sodass der eine oder andere Arbeitgeber statt Benzingutscheinen lieber Gutscheine für Lebensmittel-, Getränke- oder Elektronikgeschäfte oder andere Läden ausstellen möchte.
Auch andere Gutscheine sind problemlos möglich: Denn obiges Urteil des Bundesfinanzhofs gilt nicht nur für Benzingutscheine, sondern für Sachbezüge ganz allgemein. Bei der Umsetzung haben Sie weitgehend freie Hand. Das einzige, was ausgeschlossen sein muss: Der Mitarbeiter darf sich für den Gutschein kein Bargeld auszahlen lassen oder den Gutschein gegen Bargeld weiter verkaufen.
Methode eins (am einfachsten) – der Fantasie-Gutschein: Sie stellen einen „Gutschein“ aus, der eigentlich gar keiner ist, sondern eher eine Anweisung oder Berechtigung an Ihren Mitarbeiter. Der Mitarbeiter kann diesen „Fantasie-Gutschein“ nicht unmittelbar einlösen. Stattdessen geben Sie Ihrem Mitarbeiter Bargeld mit oder eine Firmen-EC-Karte. Sie schreiben also z. B. auf den Gutschein: „Hiermit sind Sie berechtigt, bei Lebensmittel-Meier Lebensmittel im Wert von 44 Euro brutto einzukaufen. Sie sind nicht berechtigt, sich für den Gutschein Bargeld auszahlen zu lassen.“ Der Mitarbeiter bezahlt die Waren entweder mit seinem eigenen Bargeld und lässt es sich gegen Quittung ersetzen oder zahlt mit EC-Karte von Ihrer Firma. Er bringt Ihnen den Kassenbon mit, und die Sache ist erledigt.
Methode zwei – der echte Gutschein: Hier würden Sie mit dem betreffenden Geschäft vorher sprechen und z. B. für zehn Mitarbeiter zehn echte Gutscheine zu je 44 Euro einkaufen, die unmittelbar zum Bezug der Ware berechtigen. Dann verteilen Sie die Gutscheine an Ihre Mitarbeiter und lassen sich von diesen eine Quittung unterschreiben, die z. B. wie folgt lautet: „Hiermit bestätige ich den Erhalt eines Gutscheines zum Lebensmitteleinkauf bei Lebensmittel-Meier im Wert von 44 Euro. Ich bin nicht berechtigt, mir für den Gutschein Bargeld auszahlen zu lassen. (Datum/Unterschrift)“. Wichtig: Die Rechnung des Geschäfts muss Mehrwertsteuer ausweisen, denn es handelt sich um eine Anzahlungsrechnung.
Methode drei – unmittelbare Übergabe der Waren im Betrieb: Das war auch schon früher zulässig und ist es natürlich heute immer noch. Bei dieser Methode lassen Sie die Waren in Ihr Unternehmen liefern und verteilen Sie gegen Quittung an die Arbeitnehmer. Hier kann die Handhabung lästig werden. Denn Sie werden in aller Regel zuerst Bestellungen der Mitarbeiter einholen müssen, weil nicht jeder jeden Monat genau dieselben Waren haben will. Diesen Aufwand können Sie sich ersparen, indem Sie Methode eins oder zwei anwenden.
Ihr Steuerberater Neustadt
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