Ein Dienstwagen für Mitarbeiter kann sich für beide Seiten rechnen. Wenn Ihr Mitarbeiter entsprechend auf Bruttogehalt verzichtet, können Sie dadurch mehr Geld einsparen, als Sie der Dienstwagen in Leasing und Betrieb kostet. Und auch Ihr Mitarbeiter kann profitieren, wenn er ansonsten privat ein relativ neues Auto unterhalten würde, das er dann abschaffen kann.
Ein Problem beim „nicht notwendigen“ Dienstwagen als Extra: Was tut man mit dem Wagen, wenn der Mitarbeiter ausscheidet? Wenn es ein Außendienst-Auto wäre, das der Nachfolger genauso brauchen kann, wäre das kein Problem. Aber auf einem Dienstauto ohne betriebliche Notwendigkeit bleiben Sie unter Umständen sitzen. Denn Sie können Ihren Mitarbeiter nicht rechtlich wasserdicht dazu verpflichten, den Leasingvertrag bei seinem Ausscheiden zu übernehmen. Erstens ist das arbeitsrechtlich wacklig und zweitens muss die Leasinggesellschaft stets einer Vertragsübernahme zustimmen, was Sie nicht erzwingen können.
Interessanter Ausweg: Wenn der Mitarbeiter selber genug Geld hat (oder kreditwürdig genug ist), um das Auto zu kaufen, kann er es an Ihr Unternehmen vermieten und Sie überlassen es ihm zurück als Dienstwagen. Das ist steuerlich anerkannt und löst das Problem, dass Sie beim Ausscheiden des Mitarbeiters womöglich ein überflüssiges Auto in Ihrem Fuhrpark haben (BFH, 11.10.07, V R 77/05, DStR 08, 351). Denn den Mietvertrag können Sie automatisch mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters beenden. Die Miete, die Sie an Ihren Mitarbeiter zahlen, gehört nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern wird steuerlich getrennt gesehen. Dadurch hat der Mitarbeiter sogar den Vorsteuerabzug aus den Auto-Anschaffungskosten. Aus der monatlichen Miete von Ihnen muss er freilich 19 Prozent Mehrwertsteuer ans Finanzamt abführen.
Ihr Steuerberater Freinsheim
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