Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
Unterlagen die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems (z.B. elektronische Kasse) erstellt worden sind, sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (mindestens 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
Steuerliche Anerkennung der digitalen Unterlagen bei Bargeschäften
Komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten auf dem entsprechenden Gerät.
Unzulässige Aufbewahrung
Unzulässig sind die folgenden Aufbewahrungsformen:
– Verdichtung der Daten
– Ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen
– Ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form
Speicherung auf externen Datenträgern
Eine Speicherung auf einem externen Datenträger ist zulässig, soweit innerhalb des Gerätes eine entsprechende Speicherung nicht möglich ist. Die gespeicherten Daten müssen unveränderbar und maschinell auswertbar sein.
Nachweisbarkeit des Einsatzortes und der Einsatzzeiträume
Die konkreten Einsatzorte und –zeiträume der Geräte sind zu protokollieren.
Aufbewahrungspflicht für Bedienungsanleitungen etc.
Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen, Bedienungsanleitung, Programmieranleitung und alle Weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts müssen aufbewahrt werden.
Ihr Steuerberater Maxdorf
Dienes + Weiß
