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Eine Inventur genau am Bilanzstichtag hat viele Nachteile: Der normale Betriebsablauf wird unterbrochen und diejenigen Mitarbeiter, die immer wieder zwischen Weihnachten und Neujahr „ran“ müssen, können verärgert werden. Dabei gibt es zwei Methoden, um der Inventur an Silvester zu entgehen:

Für alle ohne Warenwirtschaft die zeitversetzte Inventur: Sie machen die Inventur zu einem Stichtag zwischen 1. Oktober des alten und 28. Februar des neuen Jahres und rechnen zurück oder vor auf den 31.12. Beispiel: Sie zählen am 1. Oktober, dann müssen sie zur Ermittlung des Bestandes am 31. Dezember alle bis dahin ausgelieferten Waren abziehen und alle neu angelieferten Waren hinzu zählen. (§ 241 Abs. 3 HGB)

Permanente Inventur für alle mit Warenwirtschaft: Die permanente Inventur setzt eine Lagerbuchführung voraus beziehungsweise ein Warenwirtschaftssystem, das täglich in der Lage ist, den Soll-Bestand für jeden einzelnen Artikel auszuspucken. Diesen müssen Sie dann einmal im Jahr durch körperliche Bestandsaufnahme überprüfen. Sie müssen dabei nicht das gesamte Lager an einem Zeitpunkt zählen. Sie könnten z. B. sagen: Am 1. Mai zählen wir alle Schneeschaufeln, am 1. November alle Gartenmöbel und am 1. Dezember alle Grillgeräte. Logischerweise suchen sie sich immer ein Datum aus, zudem der Sollbestand möglichst niedrig ist.

Was auch geht: Sie programmieren das System so, dass es automatisch ein Protokoll ausdruckt, wenn der Bestand in einem bestimmten Fach auf Null ist. Alle diese Positionen buchen sie dann als „gezählt“ und müssen sich nur noch überzeugen, dass davon tatsächlich nichts mehr am Lager ist. (§ 241 Absatz 2 HGB)

Vorteil: Hier gibt es keine Zeitbegrenzungen. Sie können zu beliebigen Zeitpunkten im Jahr zählen.

Einschränkungen: Es muss ausgeschlossen sein, dass es zu Lücken oder Doppelzählungen kommt. Das ist insbesondere dann ein Problem, wenn sich bei Ihnen Lagerorte ändern oder einzelne Artikel an verschiedenen Orten gelagert sind (so genannte „chaotische Lagerung“). Beispiel: Wenn Ihr System z. B. ausgibt „Sollbestand Artikel Turbomax = 76 Stück“, dann müssen Sie auch alle diese 76 Teile körperlich vorfinden. Es ist nicht zulässig zu sagen: „Kann schon sein, dass ich nur 50 Stück hier an diesem Lagerort habe, die andern 26 Stück werden schon woanders sein.“ Damit wäre das Prinzip der einmal jährlichen vollständigen körperlichen Erfassung nicht erfüllt.

Fazit: Die zeitversetzte oder permanente Inventur spart Ihnen viel Stress rund um den Jahreswechsel. Und spontane Bestandskontrollen senken das Risiko von Unterschlagungen.

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