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Als Kaufmann müssen Sie Ihre Buchungsbelege – wie z. B. Kontoauszüge – mindestens zehn Jahre aufbewahren. Wer Onlinebanking nutzt, hat meist die Möglichkeit, Kontoauszüge als PDF-Dateien herunterzuladen. Die Finanzverwaltung weist nun darauf hin, dass das Ausdrucken und/oder Abspeichern von solchen PDF-Dateien nicht ausreichend ist im Sinne der „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“(Bayerisches Landesamt für Steuern 28.07.10, S 0317.1.1 – 3/1 St 42)

Grund für die Nichtanerkennung einer Datei im PDF-Format: Die Übermittlung und Speicherung als PDF genügt nicht, da bei diesem Dateiformat angeblich „eine leichte und nicht mehr vollziehbare Änderung möglich wäre.“

Deshalb: Ob man PDF-Dateien tatsächlich so leicht  verändern kann, lassen wir einmal dahin gestellt. Aber falls Sie keinen Ärger mit dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung riskieren wollen, müssen Sie von Ihrer Bank entweder weiterhin Papierkontoauszüge verlangen oder digital signierte elektronische Kontoauszüge.

Und: Ausreichend ist es aber auch, wenn die Bank während der gesamten zehnjährigen Aufbewahrungsfrist garantiert, dass ein Betriebsprüfer auf Wunsch jederzeit kostenlos auf die „echten“ Kontoauszüge zugreifen könnte. In diesem Fall reichen Ihnen – bis ein Betriebsprüfer etwas anderes verlangt – dann doch ganz normale PDF-Kontoauszüge.

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