Restaurantschecks – so dachte man zumindest bisher – sind steuerlich begünstigt ist. Daher geben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern solche Restaurantschecks.
Die Gestaltung funktioniert so: Der Arbeitgeber muss nur den Sachbezugswert für Mahlzeiten (2,80 Euro pro Tag) versteuern – und das auch nur pauschal mit 25 Prozent – ohne Sozialabgaben. Der Scheck darf 3,10 Euro mehr wert sein, also maximal auf 5,90 Euro lauten. (§ 40 Absatz 2 Nr. 1 EStG; R 8.1 (7) LStR)
Das Problem dabei: Die Lohnsteuerrichtlinien verlangen im Fall von Restaurantschecks, dass pro Arbeitstag maximal einer ausgegeben wird (das ist ja kein Problem), aber auch, dass „für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird.“ Und das hat ein Lohnsteuerprüfer nun akribisch nachgeprüft und festgestellt, dass manche Mitarbeiter Restaurantschecks gehortet hatten und dann mehrere auf einen Schlag eingelöst hatten.
Das ärgerliche Ergebnis: Die günstige Versteuerung entfällt, „wenn die von dem Arbeitgeber mit den einzelnen Akzeptanzpartnern getroffenen Regelungen nicht sicherstellen, dass bei Akzeptanzstellen in der näheren Umgebung der Arbeitsstätte lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird.“ (FG Düsseldorf, 19.05.10, 15 K 1185/09 H(L), BB 10, 2206)
Das heißt für Sie: Falls Sie mit Restaurantschecks arbeiten, müsste Ihnen der Anbieter (z. B. Ticketrestaurant, sodexo usw.) garantieren, dass die Akzeptanzstellen in der näheren Umgebung der Arbeitsstätte lediglich einen Restaurantscheck pro Arbeitstag in Zahlung nehmen.
Unser Rat: Verlangen Sie vom Scheck-Anbieter folgende schriftliche Garantieerklärung: „Wir garantieren, dass unsere Akzeptanzstellen 1. Restaurant-Schecks nur für den Bezug von Mahlzeiten oder von solchen Lebensmitteln in Zahlung nehmen, die üblicherweise der Ernährung dienen und zum Verzehr während der Arbeitszeit oder den Essenspausen geeignet sind, 2. pro Arbeitstag nur einen Restaurant-Scheck pro Person annehmen, 3. Restaurant-Schecks nur an Arbeitstagen annehmen.“ Und: Verpflichten Sie alle Mitarbeiter schriftlich dazu, pro Tag nur einen Scheck einzulösen und auch nur für etwas, was man sofort essen kann.
Unser Rat an besonders Vorsichtige: Falls Sie solch eine Erklärung nicht vorweisen können, oder der nächste Lohnsteuer bezweifelt, dass sie beachtet wurde, sollten Sie pro Mitarbeiter und Monat 60 bis 100 Euro Nachzahlung einkalkulieren. Falls Sie dieses Restrisiko scheuen, sollten Sie ab sofort keine Restaurantschecks mehr ausgeben. Allerdings: Die Arbeitnehmer werden einen Ersatz für die weggefallenen Schecks verlangen. Und das kann fast genauso teuer werden wie ein Lohnsteuerprüfer, der die Pauschalversteuerung für Restaurantschecks kippt …
Ihr Steuerberater Grünstadt
Dienes + Weiß
