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Ich habe bereits mehrfach auf die Probleme hingewiesen, die mit PDF-Rechnungen entstehen können. Ohne „qualifizierte elektronische Signatur“ berechtigen diese nicht zum Vorsteuerabzug. Und selbst mit Signatur ist es für den Computerlaien Jahre später bei einer Prüfung kaum nachzuweisen, dass sie vorgelegen hat. Deshalb bleibt die Papierrechnung für Unternehmer das „einzig Wahre“.

Vielen Telefongesellschaften & Co ist das egal: Telefonanbieter und ähnliche Dienstleistungsanbieter scheren sich nicht darum. Einfach so wird von einem Tag zum anderen der Versand von Papierrechnungen eingestellt und Sie finden in Ihrem Outlook-Posteingang ein E-Mail mit der PDF-Rechnung. Im Kommentar dazu heißt es dann, dass man gern eine Papierrechnung bekommen könnte, die kostet aber 1 oder 2 Euro pro Monat extra. Ist das erlaubt? Müssen Sie das hinnehmen? Nein, im Regelfall nicht. Denn nach § 14 Abs.1 (2) Umsatzsteuergesetz sind Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Daraus folgt: Sie als Rechnungsempfänger haben einen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung auf Papier. Diese darf deshalb nichts kosten. Problem allerdings: Haben Sie einer elektronischen Übermittlung der Rechnung zugestimmt (formlos, schriftlich, mündlich oder stillschweigend), haben Sie auf Ihr Recht auf eine Papierrechnung verzichtet. In diesem Fall darf Ihnen der Rechnungsteller die Gebühr aufbürden. Vermeiden Sie dies, indem Sie von vorn herein mitteilen, dass Sie auf Papierrechnungen bestehen, bzw. indem Sie sofort widersprechen. Leider ist das Problem bisher noch nicht vor Gericht entschieden worden.

Fazit: Papierrechnungen können extra kosten. Aber nur dann, wenn das mit Ihnen so vereinbart wurde oder Sie im Lauf der Geschäftsbeziehung der Umstellung auf PDF-Rechnung zugestimmt haben. „Einfach so“ geht das nicht.

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