Konventionelle Rechnungen auf Papier verursachen hohe Kosten beim Absender und Empfänger. Beim Absender durch Druck, Kuvertieren, Frankieren und zur Post Bringen, beim Empfänger durch Öffnen, hausinterne Zustellung und Archivierung.
Vorteile der papierlosen Rechnung: Beim Absender entfallen die Kosten für Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden. Der Empfänger kann die Rechnung leichter archivieren, sofort digital verbuchen und weiterbearbeiten und für andere Auswertungen, z. B. Controlling nutzen.
Steuerliche Anforderungen: Papierlose Rechnungen müssen digital signiert werden, um die Echtheit des Absenders überprüfen zu können. Nur wenn der Absender registriert ist und die Rechnungen signiert, hat der Empfänger den Vorsteuerabzug (§ 14 Abs. 3 UStG). Anbieter von E-Invoicing-Softwarelösungen finden Sie, indem Sie das Suchwort „E-Invoicing“ in eine Internet-Suchmaschine eingeben.
Moderne Kunden: Sie brauchen für einige Systeme auch moderne Kunden. Denn der Kunde muss mitmachen. Auch beim Empfänger entstehen Zusatzkosten für Software auf Empfängerseite. Die holt er allerdings schnell wieder herein durch die vereinfachte Archivierung.
Alternative: Sie versenden digital signierte PDF-Dateien, die jeder ohne Zusatzkosten lesen kann. „Einfach so“ eine PDF-Datei ohne digitale Signatur als Rechnung per E-Mail an vorsteuerabzugsberechtigte Kunden zu versenden, ist nutzlos, weil der Empfänger dann keinen Vorsteuerabzug hat.
Auch moderne Steuerberater können weiterhelfen: Die DATEV, Marktführer bei Steuerberatersoftware bietet mittlerweile eine Technik an, bei der der Unternehmer die Papier-Rechnungen nur noch einscannen muss, woraufhin sie beim Steuerberater tagesaktuell digital weiterverarbeitet werden. Sprechen Sie Ihren Steuerberater einmal auf das Stichwort „BMZ – Buchführung mit Zukunft“ an.
Fazit: Der elektronische Versand von Ausgangsrechnungen und die digitale Archivierung von Eingangsrechnungen spart Kosten, erhöht die Geschwindigkeit und schafft mehr Transparenz.
Ihr Steuerberater Maxdorf
Dienes + Weiß
