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Die Ein-Prozent-Regel beim Geschäftswagen kann teuer werden, ein Fahrtenbuch – die einzige Alternative – ist lästig. Manche Unternehmer führen daher ein Fahrtenbuch mit Excel. Ob das überhaupt zulässig ist, war bisher nicht so ganz klar.

Doch nun liegt ein höchstrichterliches Urteil vor: Ein Fahrtenbuch mit Excel ist definitiv nicht anzuerkennen. Der Grund: Es lässt sich bei Excel-Daten nicht erkennen, ob die Fahrten fortlaufend und zeitnah eingetragen wurden oder ob alles nachträglich geschrieben wurde. Ein Fahrtenbuch mit Excel ist also für die Katz'. (Fundstelle: BFH, 16.11.05, DStR 06, 411)

Das heißt für Sie: Entweder, Sie schreiben Ihre Fahrten täglich in ein echtes „Büchlein“ oder Sie schaffen sich ein zertifiziertes elektronisches Fahrtenbuch an. Sonst bleibt Ihnen nur die pauschale Ein-Prozent-Regel.

Übrigens: Bei Ihren geschäftlichen Fahrten erwartetet das Finanzamt folgende Angaben von Ihnen: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Geschäftsfahrt, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Bei Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genügen die Kilometerangaben und die Angabe „Privatfahrt“.

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