Bei Betriebsprüfungen darf die Finanzverwaltung Zugriff auf digitale Kommunikation nehmen. Im Fokus: E-Mails mit steuerlichem Bezug als Handels- oder Geschäftsbriefe. Ein aktueller Fall des Bundesfinanzhofs (BFH) zeigt, wo die Grenzen liegen.
E-Mails können auch Handels- oder Geschäftsbriefe sein
Das Finanzamt ist berechtigt, E-Mails anzufordern, sobald diese als Handels- oder Geschäftsbriefe oder steuerlich relevante Unterlagen gelten. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie E-Mails aufbewahren müssen, sobald diese steuerlich relevante Informationen enthalten.
Das betrifft hauptsächlich Nachrichten zur Vertragsdurchführung, etwa Servicevereinbarungen innerhalb eines Konzerns. Auch digitale Unterlagen der Verrechnungspreisdokumentation sind davon umfasst.
Ausnahme bei Datensammlungen
Anders sieht es bei der Aufforderung zur Vorlage eines „Gesamtjournals“ aus. Hier zieht der BFH in seinem Urteil vom 30. April 2025 klare Grenzen: Ein Journal mit sämtlicher Korrespondenz, auch ohne steuerlichen Bezug, ist nicht aufbewahrungspflichtig und damit unzulässig. Das Finanzamt darf diese Mails also nicht anfordern. Es fehlt an einer entsprechenden Rechtsgrundlage, insbesondere wenn eine solche Datensammlung noch nicht existiert. Das Urteil bezieht sich folglich ausschließlich auf Handels- und Geschäftsbriefe (XI R 15/23).
Erhöhte Anforderungen bei der Archivierung
Bei der Datenspeicherung gilt das „Erstqualifikationsrecht“ des Steuerpflichtigen: Im ersten Schritt entscheiden die Unternehmen, welche E-Mails steuerlich relevant und damit vorlagepflichtig sind. Gleichzeitig ist das Unternehmen verpflichtet, diese Auswahl nachvollziehbar und korrekt vorzunehmen. Das bedeutet eine Verantwortung, die einen hohen internen Archivierungsaufwand bedeutet. Konzerne müssen sicherstellen, dass steuerlich relevante E-Mails ordnungsgemäß gespeichert und auffindbar sind. Ohne geeignete digitale Archivierungs- und Suchsysteme wird die Selektion steuerlich relevanter E-Mails schnell zur Herausforderung und es drohen Konflikte mit der Finanzverwaltung.
Fazit: Kompletter Datenzugriff unzulässig
Die Finanzverwaltung darf E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen, nicht aber eine vollständige Übersicht über alle E-Mails eines Unternehmens. Eine strukturierte und revisionssichere Archivierung ist von zentraler Bedeutung. So lassen sich Schätzungen und Buchführungsmängel vermeiden. Im Prüfungsfall können Unternehmen rechtssicher reagieren. Ein vollumfänglicher Datenzugriff bleibt unzulässig. Das ist ein wichtiger Sieg für den Datenschutz und die Verhältnismäßigkeit im Steuerrecht.
Ihr Steuerberater Deidesheim
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