Steuerberater Maxdorf – Mahlzeiten auf Kosten der Firma – das müssen Sie versteuern

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter oder ein GmbH-Geschäftsführer auf einer Dienst­reise ins Restaurant geht und die Rechnung maximal 60 Euro brutto beträgt, braucht er nur den Sachbezugswert (Stand 2020 = 3,40 Euro) zu versteuern. Das gilt, wenn er beruflich veranlasst auswärts tätig ist und dabei im Auftrag der Firma verpflegt wird. Dafür reicht es aus, wenn die Rechnung an die Firma adressiert ist oder von der Firma bezahlt wird.

Wenn ein Mitarbeiter auf einer Dienstreise über acht Stunden einen Verpflegungsaufwand geltend machen könnte, ist eine Mahlzeit auf Kosten der Firma (bis 60 Euro brutto) gar nicht zu versteuern – auch nicht mit dem Sachbezugswert. Allerdings sind die Verpflegungspauschalen wegen der Mahlzeiten­gestellung durch den Arbeitgeber wie folgt zu kürzen: um 5,60 Euro für Frühstück und jeweils 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen, maximal wird aber auf Null gekürzt.

Beispiel 1: X macht eine Dienstreise im Inland von Montag bis Mittwoch. Am Dienstag erhält er auf Veranlassung der Firma Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Alle Mahlzeiten kosteten jeweils maximal 60 Euro brutto. Die Pauschale in Höhe von 28 Euro wird gekürzt für Frühstück um 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent, also um 100 Prozent auf Null. Versteuern muss X nichts, auch nicht den Sachbezugswert.

Beispiel 2: Y macht eine eintägige Dienstreise im Inland. Abfahrt von zuhause um acht Uhr, Rückkehr 18 Uhr. Dauer somit zehn Stunden. Er erhält auf Veranlassung der Firma ein Mittagessen, das 59 Euro brutto gekostet hat. Er muss nichts versteuern. Die Pauschale in Höhe von 14 Euro wird gekürzt um 11,20 Euro auf 2,80 Euro. Versteuern muss Y nichts, auch nicht den Sachbezugswert.

Beispiel 3: Z macht eine eintägige Dienstreise im Inland. Abfahrt vom Büro um zehn Uhr, Rückkehr 15 Uhr. Dauer somit fünf Stunden. Damit kann Z keine Verpflegungspauschale geltend machen. Er erhält auf Veranlassung der Firma ein Mittagessen, das 60 Euro brutto gekostet hat. Z muss den Sachbezugswert in Höhe von 3,40 Euro versteuern oder an die Firma erstatten.

Beispiel 4: W fährt mittags – ohne dienstlichen Grund – in den Nachbarort zum Essen. Die Firma zahlt die Rechnung in Höhe von 50 Euro. W muss 50 Euro versteuern.

Hinweis: Obige Ausführungen gelten gleichermaßen für Geschäftsführer wie für „normale“ Arbeitnehmer.

Ihr Steuerberater Maxdorf

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