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Arbeitnehmer (und auch der Geschäftsführer einer GmbH) können je gefahrenen Kilometer bei Dienstreisen 30 Cent steuerfrei erhalten. Bei 1.000 Kilometern Dienstreisen im Monat kommen hier 300 steuerfreie Euro zusammen – und das verführt manche dazu, den Bogen zu überspannen.

Diese Fehler machte ein Geschäftsführer-Kollege von Ihnen: Es wurden keine Reisekostenabrechnungen erstellt, und auch die Auszahlung der Gelder an die Arbeitnehmer war nicht eindeutig nachvollziehbar.

Ergebnis: Das Finanzamt behandelte die gesamten Kilometergelder als steuerpflichtig. (FG Saarbrücken, 24.05.17, 2 K 1082/14, BeckRS 17, 119253)

Unser Rat daher: Keine Reisekostenerstattung ohne Reisekostenabrechnung, auf der insbesondere folgende Daten enthalten sein müssen:

  • Die Dauer der Reise,
  • der Reiseweg,
  • der Einsatzort und
  • die Höhe der entstandenen Aufwendungen.

Empfehlenswert: Den erstatteten Betrag sollten Sie per Lohnabrechnung an Ihren Mitarbeiter überweisen. Wenn Sie das tun und schlüssige Reisekostenabrechnungen vorweisen können, kann auch der strengste Betriebsprüfer nicht meckern. Wenn der Arbeitnehmer hingegen einfach einen Zettel unterschreibt: „1.000 Kilometer für die Firma gefahren“, werden Sie bestraft mit voller Lohnsteuer- und Sozialabgabenpflicht.

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