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Schon seit 2015 gelten die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Eine ganz wesentliche Anforderung dieser Buchungsregeln ist die „Un­ver­änderbarkeit“: Buchungen und Rechnungen müssen festgeschrieben werden und dürfen nicht mehr verändert werden.

Die Unveränderbarkeit gilt auch für abgespeicherte Rechnungen: Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit Word oder Excel und speichern dann nur die „doc“- oder „xls“-Datei ab, genügt das nicht den GoBD! Denn wie jeder weiß, sind solche Dateien jederzeit änderbar. Das akzeptiert das Finanzamt nicht.

Ab wann setzt die Anforderung der Unveränderbarkeit ein? In dem Mo­ment, in dem ein elektronisches Dokument eine Belegfunktion erhält. Also dann, wenn eine Ausgangsrechnung per E-Mail herausgeschickt wird oder endgültig ausgedruckt und zur Post gegeben wird. In dem Moment haben Sie sich festgelegt, und ab dann muss dieses Dokument unveränderbar abgespeichert werden.

Unser Rat bei Datei-Ablage: Wandeln Sie Excel- oder Word-Rechnungen beim Rechnungsversand in PDF-Dateien um und speichern sie diese. PDF-Dateien sind (zumindest für normale Menschen) unveränderbar.

Oder Sie machen es „old school“: Sie versenden Ihre Rechnung nach wie vor per Post und drucken eine Papierkopie aus, die Sie  – wie früher – in einem Akten­ordner ablegen. Auch das ist nach wie vor zulässig. Per Mail versandte Rechnungen NUR auf Papier zu archivieren, genügt nicht. Sie müssen mindestens die versandte Datei im Original abspeichern. (GoBD Rz. 133)

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