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Betriebsausgaben müssen glaubhaft gemacht werden. Wenn Sie den Beleg verloren oder gar keinen bekommen haben, sollten Sie trotzdem nicht aufgeben. Das Heilmittel heißt „Eigenbeleg“: Das ist eine Notiz, mit der Sie versichern, wofür und warum Sie betrieblich Geld ausgegeben haben.

Diese Angaben sollte der Beleg enthalten:

  • Namen und Anschrift des Empfängers,
  • handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes oder der Dienstleistung,
  • Datum,
  • Bruttopreis (zum Thema Vorsteuerabzug weiter unten),
  • Grund, warum keine Rechnung zu erhalten war,
  • Datum und Unterschrift von Ihnen.

Typische Anlässe:

  • Onlinebestellungen, die zwar auf Ihrer Kreditkarte oder Ihrem Bank­konto belastet sind, für die aber – aus welchem Grund auch immer – keine Rechnung zu bekommen war.
  • Barausgaben an Dienstleister bzw. für Kleinkram (Vorsicht: kein Eigentor schießen, damit Ihnen niemand Schwarzgeldzahlungen unterstellt).
  • Telefon- und Parkgebühren: Solche Positionen waren bis in die 90er-Jahre durchaus üblich, als es noch Telefonzellen und Parkuhren mit Münz­einwurf gab. Heute gibt es keine Telefonzellen mehr und alle Parkautomaten geben einen Schein aus.

Muss das Finanzamt solche Eigenbelege akzeptieren? Nein. Einen Rechtsanspruch auf Anerkennung haben Sie nicht. Aber wenn Ihre Angaben glaubhaft sind, wird auch ein strenger Betriebsprüfer Ihre auf diese Weise aufgelisteten Ausgaben akzeptieren.

Hat man den Vorsteuerabzug? Nein. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung zwingende Voraussetzung. Ein Eigenbeleg berechtigt niemals zum Vorsteuerabzug.

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