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Darüber sollten Sie sich im Klaren sein: Wenn ein und dieselbe Person bucht und zahlt, ergibt sich ein Sicherheits- und Unterschlagungsrisiko für Ihr Unternehmen. Das betrifft sowohl Lohnbuchungen als auch Lieferantenrechnungen.

Beispiel: Buchhalter Meier verbucht die Lieferantenrechnungen und kümmert sich auch gleich um deren Bezahlung. Das würde ihm die Möglichkeit eröffnen, Scheinrechnungen zu verbuchen und dann gleich selber zu bezahlen – an sich selbst oder einen Komplizen.

Der Rat von erfahrenen Wirtschaftsprüfern: Buchungen und Zahlungen sollten von zwei verschiedenen Personen ausgeführt werden. Derjenige, der zahlt, kann dann den überwachen, der bucht.

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