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Wer Waren überwiegend an private Endkunden verkauft, braucht nur die Tagesendsummen aufzuzeichnen, die einzelnen Umsätze nicht. Was ist nun aber, wenn man die einzelnen Umsätze aufgezeichnet hat, obwohl man es gar nicht müsste?

Und das dürfte heute der Regelfall sein: Jedes Kassensystem ist mit der Warenwirtschaft verbunden und zeichnet jeden einzelnen Umsatz auf – egal, ob bar, ec oder „auf Lieferschein“.
Darf der Betriebsprüfer dann auf diese Einzeldaten zugreifen? Ein 2013er-Urteil des Hessischen Finanzgericht verneinte das zwar, doch der Bundesfinanzhof sieht das nun exakt anders: „Entscheidet der Steuerpflichtige sich für ein modernes PC-Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet, kann er sich nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Bei Verwendung einer PC-Kasse ist die mit ihr bewirkte Einzelaufzeichnung zumutbar.“ (BFH, 16.12.14, X R 42/13, DStR 15, 892)

Das heißt konkret: Sobald Sie moderne Kassensysteme mit Verbindung zur Warenwirtschaft verwenden, müssen Sie damit rechnen, dass ein Betriebs­prüfer die einzelnen Datensätze verlangt und auswertet. Das wiederum geschieht mit der „IDEA“-Analyse-Software der Finanzverwaltung. Und deren umfassende Verprobungs- und Auswertungsmöglichkeiten in den Händen eines jungen, EDV-affinen Betriebsprüfers führen dann oftmals zu sehr überraschenden Ergebnissen …

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