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Lieferungen in andere EU-Länder sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 1b UStG). Dies setzt voraus, dass die Ware physisch in das andere EU-Land gelangt ist. Eine Methode, um das nachzuweisen, ist eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das andere Land gelangt ist (§ 17a UStDV). Zu diesem Thema hier ein paar verbreitete Irrtümer und deren Richtigstellung:

  • Die Gelangenbestätigung ist Voraussetzung für die Steuerbefreiung: Nein, das ist sie nicht. Es gibt zahlreiche Vereinfachungen und Alternativ­nachweise, die ebenfalls möglich sind. Es muss auch nicht „Gelangens­bestätigung“ auf einer Bestätigung stehen, damit sie wirksam ist.
  • Eine Absichtserklärung des Abnehmers reicht doch aus. Manche sagen: „Ich lasse mir schon wie folgt vorher versichern, dass der Abnehmer exportieren wird: ‘Ich werde die Ware exportieren …, Datum, Unterschrift’.“ Nein, das ist noch kein Beweis, dass tatsächlich exportiert wurde. Eine Absichts­erklärung des Abnehmers reicht nicht (mehr).
  • Ich gehe auf Nummer Sicher und lasse mir vom Abholer gleich hier in Deutschland die Gelangensbestätigung unterschreiben: logischer Unfug. Wie kann der Abnehmer noch in Deutschland bestätigen, dass die Ware bereits in ein anderes EU-Land gelangt ist? Eine „hellseherische“ Bestätigung im Vorhinein über etwas, das erst noch geschehen muss, ist naturgemäß wertlos.
  • Man muss die Formulierungen laut dem BMF-Schreiben vom 16. September 2013 verwenden: Nein, es ist nicht vorgeschrieben, dass eines der Muster aus dem BMF-Schreiben verwendet wird. Jeder Unternehmer kann seine eigenen Muster oder Routinen entwickeln.

Fazit: Falls unzweifelhaft ist, dass die Ware in das andere EU-Land gelangt ist, ist eine Gelangensbestätigung überflüssig. Ist dieser Umstand (Gelangen der Ware ins andere EU-Land) allerdings zweifelhaft, eröffnet die Rechnungskopie in Verbindung mit der Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, den Weg für den Vertrauensschutz. Wer also weder den Nachweis führen kann, noch die formellen Pflichten erfüllt hat, dem droht der Verlust der Umsatzsteuerbefreiung.

Hinweis zu maschinellen Nachweisen von Speditionen: Manche Speditionen, die Hunderte von Transporten für einen Auftraggeber ausführen, übersenden diesem monatlich Protokolle im Excel-Format. Hiervon ist abzuraten, weil veränderbare Dateien (z. B. Excel, Word) nur geringen Beweiswert haben. Unveränderbare Bilddateien oder pdfs sind deutlich besser geeignet.

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