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Seit 2002 müssen Sie dem Betriebsprüfer Buchhaltungsdaten maschinell lesbar zur Verfügung stellen. Ein Papier-Ausdruck reicht nicht aus. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass einmal eingegebene Daten im System nicht mehr ohne Dokumentation verändert werden können.

Datenträger müssen so eingerichtet sein, dass vorhandene Daten nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. All das gilt auch für Registrierkassen.

Übergangsregelung: Falls eine Registrierkasse die Anforderungen wegen zu geringem Speicherplatz nicht erfüllen kann, wird es nicht beanstandet, wenn man dieses Gerät längstens bis 31. Dezember 2016 weiterhin einsetzt. Die Anwendung dieser Kulanzregelung setzt aber voraus, dass „der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchführt, um die im BMF-Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen“. (BMF, 26.11.10, BStBl. 2010 I, 1342)

Beispiel: Ladeninhaber L hat ein altes Kassensystem, das es – eigentlich unzulässigerweise – ermöglicht, die Daten in der Registrierkasse nachträglich zu verändern. Außerdem kann die Kasse nur die Daten von einem Jahr speichern. L will sich auf oben genannte Übergangsregelung berufen und erst 2017 eine modernere Registrierkasse anschaffen. Womit L nicht rechnet: Der Prüfer weiß, dass der Hersteller von Ls Kasse längst ein Softwareupdate in Verbindung mit einer Speichererweiterung angeboten hat, das zehn Jahre Datenspeicherung erlaubt und die nachträgliche Veränderung der Daten ausschließt. Wenn L diese Möglichkeit nicht nutzt, kann er sich eben nicht auf die Kulanzregelung bis Ende 2016 berufen. Der Betriebsprüfer könnte also die Kassenbuchführung des L als „nicht ordnungsgemäß“ verwerfen.

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