Jedes Handels- und Produktionsunternehmen sollte seine Waren-Eingangsrechnungen ausnahmslos mit dem Lieferschein abgleichen. Doch in der Praxis unterbleibt das immer wieder. Die Folgen können gravierend sein.
Rügepflicht des Kaufmanns (§ 377 HGB) unterlassen: „Wer schweigt, ist einverstanden“ ist der Grundsatz unter Kaufleuten. Nach zwei Wochen noch ohne Grund zurücksenden – das können amazon-Kunden, Sie als B-2-B-Kunde können das nicht. Wenn unvollständig oder mangelhaft geliefert wurde, muss sofort gerügt werden.
Überhöhte, unberechtigte oder doppelte Rechnungen bezahlt: Wenn der Abgleich mit dem Lieferschein unterbleibt, besteht die Gefahr, dass überhöhte, unberechtigte oder doppelte Rechnungen bezahlt werden.
Warum unterbleibt die Kontrolle von Lieferscheinen dann so oft? Die beliebtesten Ausreden von Buchhaltern sind: „Die Leute in der Warenannahme schicken mir den Lieferschein nicht schnell genug. Ich muss aber die Rechnung möglichst schnell bezahlen, um noch Skonto abziehen zu können.“ Oder: „Die in der Warenannahme sind personell unterbesetzt und können die Ware im Moment gar nicht auspacken, deswegen kriege ich den Lieferschein auch nicht. Zahlen muss ich aber trotzdem.“ All das sollten Sie nicht durchgehen lassen.
Fazit: Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen konsequent die Übereinstimmung von Lieferung und Lieferschein sowie Lieferschein und Rechnung kontrolliert wird. Verbieten Sie, dass Warenlieferungs-Rechnungen bezahlt werden, die nicht anhand des Lieferscheins geprüft wurden.
Ihr Steuerberater Maxdorf
Dienes + Weiß
