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Unternehmen mit bis zu 30 Arbeitnehmern müssen einen Pflichtbeitrag zur solidarischen Finanzierung von Lohnfortzahlung bei Krankheit leisten. Durch das U1-Umlageverfahren bekommen sie dann zwischen 40 und 80 Prozent des Gehalts für kranke Mitarbeiter erstattet.

Hier schleichen sich in der Praxis zahlreiche Fehler ein, und Gestaltungsmöglichkeiten werden nicht genutzt:

30-Mitarbeiter-Grenze beachten: Die Krankenkassen prüfen trotz Verpflichtung (§ 3 AAG) oft nicht, wie viele Arbeitnehmer man tatsächlich hat. Manche Firmen mit weniger als 30 Mitarbeitern probieren es einfach, keine Umlage zu bezahlen. Bei einer Außenprüfung wird das dann aber nachgefordert. Für die Mitarbeiter wird man dann kaum noch die Lohnfortzahlungserstattung nachfordern können, weil man darüber gar nicht Buch geführt hat. Umgekehrt sollte man darauf achten, bei Überschreiten der
30-Mitarbeiter-Grenze keine Umlage mehr zu bezahlen.

Wenn Sie die Erstattungsanforderung vergessen haben: Manche Betriebe vergessen, dass sie Anspruch haben auf Ersatz der Lohnfortzahlung. Sie auch? Tipp: Der Anspruch gegen die Krankenkasse verjährt erst nach vier Jahren. 2013 kann man also noch Anträge für Krankheitsfälle bis zurück zum 1. Januar 2009 stellen. (§ 6 AAG)

Denken Sie auch an den Abgleich zwischen Umlage- und Erstattungs­satz: Die Krankenkassen bieten Erstattungssätze zwischen 40 und 80 Prozent an (§ 9 AAG). Manche Unternehmen führen den hohen Umlagesatz ab, machen aber aus Versehen nur den niedrigen Erstattungssatz geltend. In diesem Fall meldet sich die Krankenkasse meistens nicht, umgekehrt aber schon (hoher Erstattungssatz trotz niedriger Umlage gefordert). Dieser Fehler tritt vor allem dann auf, wenn Gehaltsabrechnungen extern, Erstattungsanträge aber intern bearbeitet werden.

Und wählen Sie den Erstattungssatz je nach Krankheitsgrad der Mitarbeiter: Manchmal ist ein Mitarbeiter mit häufigen Erkrankungen der einzige bei einer bestimmten Krankenkasse. Logisch, dass man bei dieser Krankenkasse den höchsten Erstattungssatz wählt und dafür eine höhere Umlage in Kauf nimmt. Bei anderen Krankenkassen, wo viele Gesunde versichert sind, nimmt man einen niedrigeren Erstattungssatz.

Ihre Mitarbeiter sollten sich auch fürs Wochenende krankschreiben lassen: Wer bis Freitag krankgeschrieben wird, soll sich stattdessen lieber gleich bis Sonntag krankschreiben lassen. Das sind zwei Tage mehr Erstattung der Gehaltsfortzahlungsaufwendungen für Sie.

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