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Falls Ihre Mitarbeiter Dienstwagensteuer sparen wollen durch Führen eines Fahrtenbuchs, kann Ihnen als Arbeitgeber das ja eigentlich egal sein. Möchte man meinen.

Doch Vorsicht: Falls eine Lohnsteuerprüfung nach vielen Jahren Mängel findet, zahlen erst einmal Sie nach und nicht der Arbeitnehmer. Ob Sie ihn in die Haftung nehmen können, ist oft zweifelhaft. Sie sollten daher genau darauf achten, dass die Fahrtenbücher ordnungsgemäß sind.

Ein neues Urteil liefert dazu ein paar wichtige Hinweise: Zum Beispiel ist es nicht zulässig, das Fahrtenbuch unvollständig zu führen und später durch Daten aus dem elektronischen Terminkalender zu ergänzen.

Der Fall lag so: Ein angestellter Versicherungsvertreter führte ein Fahrtenbuch mit handschriftlichen Aufzeichnungen. Er notierte fortlaufende Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern, aber statt Angaben zum aufgesuchten Gesprächspartner schrieb er jeweils nur „Außendienst”. Die besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren einem vom Arbeitgeber erstellten Kalender der Kundentermine zu entnehmen. Das genügte dem obersten Steuergericht nicht – das Fahrtenbuch war wertlos. (BFH, 13.11.12, VI R 3/12, juris)

Folgende Merksätze diktierten die Richter dem Versicherungsvertreter ins Stammbuch:

  • Es genügt nicht, Fahrten allgemein und pauschal als „Dienstfahrten” zu bezeichnen.
  • Die Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.
  • Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen.
  • Jede einzelne berufliche Fahrt muss mit dem Gesamtkilometerstand
  • am Fahrtende aufgelistet werden. Ebenso die Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung.
  • Bei einer einheitlichen beruflichen Reise sind die einzelnen Geschäfts­partner in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie aufgesucht worden sind.

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