Rechnungen können schon seit 1. Juli 2011 auch per E-Mail verschickt werden. Für Unsicherheit sorgte bisher die Bestimmung im Gesetz, der Unternehmer müsse ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ (Im Folgenden: IKV) zur Rechnungsprüfung einrichten. Damit war die Befürchtung verbunden, dass bei einem fehlenden IKV das Finanzamt womöglich den Vorsteuerabzug aus E-Mail-Rechnungen streichen könnte.
Das hat das Bundesfinanzministerium unbürokratisch aus der Welt geräumt: Das IKV ist lediglich eine Form der Rechnungseingangsprüfung, die wahrscheinlich jedes Unternehmen sowieso im Einsatz hat. Denn jeder wird wohl prüfen, ob er die auf der Rechnung ausgewiesene Leistung tatsächlich erhalten hat und ob dem Rechnungsaussteller dadurch ein Anspruch auf Überweisung zusteht.
Es gibt keine Vorschriften, wie dieses IKV auszusehen hat. Selbst wenn Zweifel bestehen, ob die Rechnung überhaupt irgendwie kontrolliert wurde, bleibt trotzdem der Vorsteuerabzug bestehen. Das IKV unterliegt auch keiner besonderen Dokumentationspflicht. Die Befürchtung, ein Betriebsprüfer könnte sagen: „Zeigen Sie mir doch erst mal Ihr IKV-System“, sind also hinfällig. (BMF, 02.07.12, BStBl. I 12, 726)
Übertragungsformat ist egal: Bisher war vermutet worden, dass eine Word-Datei nicht ausreicht als elektronische Rechnung, weil jede Word-Datei nachträglich verändert werden kann. Aber siehe da: Jedes Format ist zulässig, sofern der Rechnungsempfänger keine Einwände hat.
Umsatzsteuer-Haftung für doppelt ausgestellte Rechnungen: Hier war befürchtet worden, dass es zu einer Haftung kommt, wenn eine E-Mail mehrfach versandt wird. Das ist zum Glück nicht so. Ein Problem hat der Rechnungsaussteller – wie bei Papier-Rechnungen – nur dann, wenn er eine einmal versandte Rechnung verändert und dann mit der gleichen Rechnungsnummer noch einmal verschickt, ohne die vorige Rechnung zu stornieren. Dann sollte man für die neue Rechnung eine neue Nummer verwenden. (§ 14 c UStG)
Fazit: Es gibt jetzt also keinen Grund mehr, sich vor Rechnungen per E-Mail zu fürchten und dieses System nicht anzuwenden, mit dem man Papier, Arbeit und Porto sparen kann.
Ihr Steuerberater Maxdorf
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