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Rechnungen können seit Juli 2011 auch per Pdf (o. ä.) versendet werden. Wir warnen jedoch davor, sich zu leichtfertig auf diese neue Art des Rechnungsversands einzulassen. Denn in dem neu formulierten Gesetz lauern Fallen, deren Tragweite man im Moment noch nicht richtig abschätzen kann.So heißt es z. B. in § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“

Was bedeutet das genau? Das kann Ihnen im Moment niemand so recht sagen. Auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums wird ein ausführliches BMF-Schreiben zu diesem Thema angekündigt, das aber unter Umständen noch Monate oder gar Jahre auf sich warten lassen kann. Im Moment wird nur vorgegeben, dass Sie ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einführen sollen, das einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft“. Auch wenn bisher noch keine Fälle aus der Praxis bekannt sind, wo Betriebsprüfer wegen Verstoßes gegen diese Pflicht Vorsteuern gestrichen haben – dafür ist die Vorschrift zu neu -, sollte die Sache nicht unterschätzt werden.

Wie kann man überhaupt unterscheiden zwischen Papier- und Pdf-Rechnung? Das dürfte bei einer Rechnung von einem kleineren Unternehmen in der Tat schwerfallen. Bei Rechnungen von größeren und bekannten Unternehmen wird man sicher am Druckverfahren, an der Papierqualität oder an vorgefertigten Briefköpfen unterscheiden können, ob die Rechnung vom ausstellenden Unternehmen selbst ausgedruckt wurde oder per Pdf kam und dann vom Rechnungsempfänger ausgedruckt wurde.

Fazit: Rechnungen per Pdf zu versenden oder zu erhalten, ist zwar bequem. Aber trotzdem sollten Sie gerade bei hohen Rechnungen auf Nummer Sicher gehen und nach wie vor den Versand auf Papier verlangen. So lange durch ein BMF-Schreiben noch keine Rechtsklarheit geschaffen ist, ist das weniger riskant als das elektronische Verfahren.

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