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Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist nach anfänglichen Schwierigkeiten nun doch am 23. September verabschiedet worden. Damit sind elektronische Rechnungen jetzt auch ohne qualifizierte elektronische Signatur zulässig. Diese Änderung betrifft nicht nur Pdf-Rechnungen, sondern auch Word-Dokumente, Excel-Tabellen usw.

So einfach ist aber nun auch wieder nicht, denn folgende Voraussetzungen muss die Rechnung auch in Zukunft gewährleisten:

– Echtheit der Herkunft der Rechnung (Authentizität),
– Unversehrtheit ihres Inhalts (Integrität),
– Lesbarkeit der Rechnung,
– alle gesetzlichen Angaben laut § 14 und 14a UStG.

Echtheit der Herkunft der Rechnung:
Diese sollte insbesondere durch Aufheben der Original-Email nachgewiesen werden. Eine einfache Email als Rechnung (ohne Pdf-Datei) halten wir für bedenklich, insbesondere wenn sie firmenintern ein paar Mal weitergeleitet wird und somit die Echtheit der Herkunft nicht mehr belegt werden kann.

Unversehrtheit des Inhalts: Pdf-Rechnungen dürften diesen Anforderungen wohl genügen. Dringend abraten müssen wir von Rechnungen als Word-Dokument oder Excel-Tabelle, weil hier – anders als bei einer Pdf-Datei – jederzeit nachträgliche Änderungen möglich sind.

Authentizität prüfen: Laut Bundesfinanzministerium müssen Sie dazu einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ herstellen. Sie müssen also – wie das wahrscheinlich jeder vernünftige Kaufmann tut – prüfen, ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der vereinbarten Menge und Qualität erbracht wurde.

Wichtig: Sie müssen dokumentieren, dass Sie das geprüft haben. Es könnte eines Tages ein Betriebsprüfer kommen und Sie etwas lebensfremd auffordern: „Beweisen Sie mir, dass Sie diese Pdf-Rechnung damals geprüft haben.“ Eine einfache Checkliste, die von den in der Firma zuständigen Personen abgezeichnet wird, dürfte dem genügen.

Archivierung: Sie müssen die Pdf-Rechnung zehn Jahre im Originaldatenformat archivieren. Ausdrucken und dann wieder einscannen geht nicht. Es darf keinen Medienbruch geben. Wir empfehlen dringend, um die Authentizität der Herkunft nachweisen zu können, nicht nur die Pdf-Rechnung, sondern besser die ganze Email abzuspeichern, um zu beweisen, woher die Rechnung kam.

Hinweis: Die Münchner Spezialkanzlei für Umsatzsteuer KMLZ hat zu dem Thema eine hervorragende Checkliste entwickelt, die Sie hier abrufen können: www.kmlz.de/de/newsletter_archive.php. (Siehe auch BMF, 26.07.11, Frage-Antwort-Katalog zur elektronischen Rechnung.)

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