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Eine Ausfuhr in ein Nicht-EU-Land (z. B. USA, Schweiz, China) ist nur umsatzsteuerfrei, wenn Sie den Ausfuhrbeleg vorweisen können. Als Ausfuhrbeleg dient dabei der „Dienststempelabdruck der Ausgangszollstelle mit Namen der Zollstelle und Datum auf der vorgelegten Rechnung oder dem vorgelegten Ausfuhrbeleg“.

Dieser muss vom Finanzamt im Original kontrolliert werden können. Ein Scan genügt nicht: Einscannen und Vernichten kann hier sehr teuer werden, denn im Zweifel kann Ihnen das Finanzamt dann die Mehrwertsteuer-Befreiung für den Export streichen. So ein aktuelles Urteil. Bei einem Exportvolumen von einer Million wären das immerhin knapp 160.000 Euro Steuernachzahlung. (FG München, 19.05.10, 3 K 1180/08)

Die übrigen Buchungsbelege können Sie durchaus einscannen und die Originale vernichten – sofern es sich um ein zertifiziertes System handelt, und Sie streng danach arbeiten.  (A 131 Abs. 4 Satz 2 UStR)

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