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Jede Rechnung muss eine Nummer haben, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Aus einer einfachen Nummernreihenfolge kann jedoch die Konkurrenz aus Ihren Rechnungsnummern Ihren Umsatz hochrechnen. Insbesondere, wenn Sie ganz einfach fortlaufende Rechnungsnummern verwenden und der Durchschnittseinkauf bei Ihnen im Großen und Ganzen relativ ähnlich ist. Gerade im Einzelhandel schickt die Konkurrenz oft Testeinkäufer los, die nur Rechnungen sammeln und Rechnungsnummern aufschreiben.

Ihr Konkurrent rechnet dann z. B. so: Pro Tag stellen Sie etwa 200 Rechnungen aus, das liest er aus Ihren Rechnungsnummern ab. Wenn er Ihren Durchschnittseinkauf in etwa auf 20 Euro abschätzen kann, kann er dann aus der Rechnungsnummer auch den Tagesumsatz (4.000 Euro) abschätzen.

Häufiges Missverständnis: Das Erfordernis einer fortlaufenden Rechnungsnummer bedeutet nicht, dass keine Lücken dazwischen sein dürfen. Es besagt nur, dass es keine Rechnungsnummer zweimal geben darf.

Tipp für Nutzer von Registrierkassen: Bei Rechnungen an Privatkunden müssen Sie überhaupt keine Nummer aufdrucken. Lassen Sie diese am besten auf dem Kassenbon weg. Genauso können Sie jeden Morgen den Zähler zurücksetzen, auch das ist nicht verboten. Bei Geschäftskunden müssen Sie natürlich eine andere Rechnungsnummer verwenden, denn für den Vorsteuerabzug sind ja fortlaufende Rechnungsnummern erforderlich.

Wenn Sie einheitliche Rechnungsnummern verwenden wollen (also nicht unterschiedliche für Kassenbons und für formelle Rechnungen an Firmen): Dann könnten Sie z. B. die Rechnungsnummern jeden Tag (oder sogar jede Stunde) um einen Tausenderzähler nach oben setzen. Sie beginnen also am Montag mit der Nr. 1001, am Dienstag machen Sie weiter mit 2.001 usw.

Fazit: Erschweren Sie Mitbewerbern den Einblick in Ihre Umsätze, indem Sie möglichst undurchschaubare Rechnungsnummernkreise verwenden.

Ihr Steuerberater Grünstadt

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