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Fahrtkosten und(!) Verpflegungsgeld können Ihre Mitarbeiter immer dann abrechnen, wenn diese außerhalb ihrer „regelmäßigen Arbeitsstätte“ tätig sind. Es muss sich also um einen vorübergehenden, d. h. nicht dauerhaften Arbeitseinsatz („befristete Abordnung“) handeln. Neu seit 2008: Anders als bis 2007 spielt die 3-Monats-Frist (Befristung der Erstattung auf maximal 3 Monate) bei der Fahrtkostenerstattung keine Rolle mehr.

Beispiel: Ein Frankfurter Autohaus hat eine Filiale in Darmstadt. Verkaufsleiter Kunze (wohnhaft in Hanau, normalerweise in Frankfurt tätig) wird für vier Monate dorthin abgeordnet. Fahrtkosten: Nutzt Kunze seinen Privat-Pkw, kann er für die Fahrten Hanau-Darmstadt die tatsächlichen Fahrtkosten oder 60 Cent je Entfernungskilometer erstattet bekommen. Wenn er einen Dienstwagen hat, muss er für die Fahrten Wohnung-Darmstadt keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuern. Für die Fahrten Hanau-Frankfurt natürlich auch nicht, denn dort fährt er die 4 Monate der „befristeten Abordnung” ja gar nicht hin. Verpflegungspauschalen: Wenn er länger als 8 Stunden von seiner Wohnung weg ist, kann er Verpflegungsgeld abrechnen. Dies allerdings nur die ersten drei Monate. Denn – anders als bei den Fahrtkosten – gilt beim Verpflegungsmehraufwand die 3-Monatsgrenze immer noch.

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